ניהול זמן ותעדוף משימות

מאת חלי כהן

 

את הזמן לא ניתן לנהל באמת, הזמן קצוב ומוגבל אך אנו יכולים ללמוד לנהל את עצמנו בזמן העומד לרשותנו.

אנשים שאינם מאורגנים מבזבזים זמן יקר מאוד בניסיונות להשתלט על עומס העבודה היום-יומי. 

אחרים מאורגנים מדי, מבלים זמן רב מדי בתכנון רשימות ותוכניות מפורטות שלרוב אינן מצליחות מאחר ואינן ריאליות.

להלן מספר טיפים לניהול עצמי נבון ויעיל במסגרת הזמן העומד לרשותנו:

 

  • שמרו על שולחן מסודר היטב. סביבת עבודה מאורגנת תקל עליכם.

  • התחילו את היום ב"פתיחת מידע" (הודעות, דואר נכנס וכו') על מנת לראות תמונת מצב עדכנית של המשימות שעליכם לבצע ואת רמת דחיפותן.

  • השקיעו מספר דקות בעריכת רשימת משימות יומית או שבועית והיצמדו אליה. ודאו שלא תהיה ארוכה מדי ושתכלול צפי זמן לביצוע.

  • קבעו תעדוף למשימות. יש לטפל מיד במטלות דחופות ולמטלות חשובות להקדיש יותר זמן.

  • משימות שדורשות חשיבה ממוקדת בצעו בשעות בהן אתם הכי חדים.

  • העריכו כמה זמן יידרש לכל משימה. קבעו מועדי סיום מציאותיים ושלבו אנשים אחרים בלו"ז שלכם,אם יש בכך צורך.

  • משימות שדורשות זמן רב חלקו למספר חלקים "שיטת הסלמי".

  • ענו מיד על מיילים. באופן אידאלי, קראו אותם רק פעם אחת. כנ"ל לגבי ניירת/דואר נכנס.

  • הגבילו את אורך השיחות שלכם.

  • הכינו רשימה של נושאים שאתם רוצים להעלות בשיחה והשתדלו להיות ממוקדים בנושאים אלו.

  • בצעו כמה שיחות כל פעם. אם זה אפשרי, השתמשו בניתוב שיחות או במשיבון כשנוח לכם אך אל תניחו לזה ליצור עוד עבודה עבורכם בטווח הארוך.

  • היו נוקשים עם הזמן ואדיבים לבני-אדם. הגדירו מי יכול להפריע ובאילו נסיבות.

  • האצילו סמכויות!!

  • סדרו את הלו"ז שלכם כך שיכלול זמן למשימות, זמן לישיבות, זמן לכתיבה ואף זמן להפסקה ומנוחה.

  • הכירו את גזלני הזמן שלכם וצמצמו את השפעתם (שיחות מסדרון לדוגמא).

     

     

     

     

     

     

     

     

     

 

התקשרות
office@helly-cohen.com

טל: 052-5514433

חלי כהן | יעוץ עסקי | יעוץ ארגוני | פיתוח עסקי | יועצת עסקית | יועצת ארגונית | שירותי השמה