כלים לניהול אפקטיבי של ישיבות עבודה

מחקרים מוכיחים שמחצית מהזמן המושקע בישיבות אינו פורה, מנהלים מבלים כ-40% מזמנם בישיבות כשרובן לא אפקטיביות ולא בהכרח נחוצות להשגת היעד, דבר שמוביל לבזבוז זמן אישי וארגוני יקר מאוד. איך נצמצם זאת ונדאג לניהול אפקטיבי של ישיבה?

1.מילת המפתח היא תכנון !!

- מה מטרת העל של הישיבה, ממנה גזרו יעדים לביצוע.

- מהי הסיבה למטרת העל.

- מי בעלי התפקידים שיתרמו ויסייעו להשגת המטרה והיעדים? חשוב לזמן משתתפים רלוונטיים בלבד ורצוי לא יותר משבעה משתתפים.

- תזמון הישיבה.

- מיקום הישיבה.

2.דאגו שהמשתתפים יקבלו זימון מפורט בכתב עם הנושאים שעל סדר היום והמידע הרלוונטי (מועד, מקום).

3. דאגו לתעדוף הנושאים שידונו בישיבה והזמן שיוקדש לכל נושא.

4.במהלך הישיבה הצמדו לסדר היום, התחילו בזמן וסיימו בזמן. היו ממוקדים בנושאים שקבעתם.

5.ערבו את כל המשתתפים בדיון ובקבלת ההחלטות. המעורבות המלאה תוביל להירתמות למטרה.

6.עודדו חשיבה יצירתית מנקודות מבט מגוונות ושונות כשאתם מובילים את הדיון.

7.דאגו שיהיה אחראי לכתיבת סיכום שבו תופיע רשימת מטלות לביצוע+ אחראי לביצוע+ עד מתי+ משאבים נדרשים.

8.יש חשיבות גדולה להגדרת משימה בצורה ריאלית וספציפית עם קביעת האדם שאחראי לביצוע משימה וכמובן שתהיה תחומה בזמן עם תחנות דיווח על התקדמות.

9.בקרה- דאגו שיהיה מעקב על ביצוע המשימות/יעדים במועדים שהוגדרו על מנת ליצור עקביות והתקדמות.

חשוב לציין כי ישיבה שהסתיימה ללא החלטות לא השיגה את יעדה והובילה בסופו של דבר לבזבוז זמן יקר .

יש לכם טיפים נוספים לניהול אפקטיבי של ישיבות? אשמח אם תשתפו אותי:)

מאמרים נוספים