משוב לעובדים

מאת חלי כהן

 

אחד הכלים החשובים של המנהל הוא מתן משוב לעובדיו. מתן משוב הוא כלי הנעתי חשוב ללמידה וצמיחה. משוב יכול להיות חיובי או מתקן/משפר ושניהם חשובים למנהל ולעובד באותה המידה לצורך העלאת מוטיבציה, למידה, התייעלות וצמצום טעויות אפשריות למינימום.

 

חשוב מאוד כי המשוב הניתן על-ידי המנהל יתוכנן מראש ויכיל את כלל הפרמטרים הנדרשים, יש לקיים שיחת משוב אשר בה יתקיים דיאלוג בנושאים הבאים:

 

• פעילות העובד בהיבטים הרלוונטיים לתפקידו, למידה של דפוסי פעולה תומכים ובולמים בתפקוד העובד וביכולתו לעמוד ביעדים.

• בדיקה משותפת של הישגים מול יעדים שהוגדרו בתקופת הערכה קודמת ובדיקה משותפת של הגורמים אשר סייעו לעמידה מול הגורמים שהיוו גורם מעכב.

• בחינת תרומתו של העובד להישגיו /כישלונותיו של הצוות והשגת הסכמה – וידוא כי העובד מכיר בפער הביצוע כפי שמוגדר ע"י המנהל (לעיתים המנהל יזהה בעיה, שהעובד כלל לא תופס ככזו).

• השגת מחויבות – תפקידו של המנהל לעורר רצון ומוטיבציה של העובד להתמודד עם הפער/בעיה.

• הובלה להגדרת פתרון כולל תוכנית מעקב ליישומו – שלב זה חיוני על מנת לאפשר לעובד להשתפר. מנהלים רבים מתמקדים בהצגת הבעיה והגדרת ציפיותיהם אך אינם מכוונים את העובד להגדרת דרך לממשם.

 

שלב הגדרת הפתרון הינו שלב מאתגר אשר עשוי להפוך את שיחת המשוב לשיחת העצמה בה המנהל תוך שאילת שאלות מכוונות מקדם את עובדיו למציאת פתרונות והקניית הידע והמיומנויות הנדרשות לכך.

• הגדרה משותפת של יעדים ומשימות לתקופה הבאה כולל המשאבים הנדרשים לכך

 

 יש לעקוב אחר התקדמות וביצוע על מנת שהמשוב לא יישאר בגדר המלצה:

• פגישות לצורך מעקב ובקרה אחר השגת היעדים

• ניתוח גורמים מקדמים ומעכבים.

• התאמת תכנון ליעדים.

 

כאשר מנהלים מעבירים משוב לעובדיהם בכל רמות המיומנויות ואף מקבלים מהם משוב על הדרך בה הם מנהלים אותם, עובר הארגון ממערכת שיפוט חד צדדית לדיאלוג פורה בין בעלי תפקידים.

דיאלוג אמיתי מתקיים כאשר שני בני אדם מקשיבים וקשובים אחד לשני.

כיום הגישה הכי מומלצת הינה משוב "בגובה העיניים"- דיאלוג ולא מונולוג, רק כך יוצרים תרבות ארגונית של תקשורת פתוחה ותומכת.

 

מנהלים טובים יודעים שלא קיים מונופול על החוכמה, ויש להם הרבה מה ללמוד מעובדיהם, אין היום מנהל מושלם שעושה הכל לבד אלא מנהל שיודע לרתום אליו עובדים מצויינים וליצור צוות מנצח .

השיחה הרשמית שבה מנהל מעביר משוב לעובדיו אינה יעילה ואינה תורמת אלא אם באותה שיחה נוצר דיאלוג אמיתי והמנהל מקבל משוב מעובדיו בו זמנית.

תהליך מובנה של משוב וקיום דיאלוג יובילו לשיפור הביצועים והשגת יעדים.

ראוי לציין כי תרבות ארגונית של למידה, תקשורת פתוחה  ושיפור מתמיד הנה תרבות הנותנת לגיטימציה למתן משוב וקיום דיאלוג פורה ברמה היומיומית בנוסף לשיחות המשוב התקופתיות.